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サービス内容

企画段階から事後処理まで全てをバックアップいたします

国際会議、シンポジウム、セミナーから少数ミーティング等、会議運営業務をサポートいたします。 コンベンション業務と一言で言っても業務内容は多岐にわたります。主催者様が一番懸念されている一部分でも I&Aはご協力を惜しみませんのでご相談下さい。

主な業務項目

  • 招聘
    • 招聘者選定
    • 招聘条件検討
    • 招待状発送
    • 招聘者入国手続き
    • 連絡調整・滞在予定確認
    • フライトおよび宿泊手配
    • データベース構築
  • 登録
    • メイリングリストの整備
    • 登録リストの作成
    • 受付体制の立案
    • 受付要員配置計画および手配
    • 登録人数集計
  • プログラム
    • 主要テーマ立案
    • 全体プログラム骨子作成
    • スピーカー選定・依頼
    • 発表原稿・依頼
    • 発表形式の検討
  • 接遇
    • 各種パーティの企画
    • 会場輸送計画検討
    • アトラクション企画
  • 会場
    • 会場選定
    • 会場使用計画立案
    • 会場連絡折衝
    • 会場備品調達
    • 会場レイアウト案作成
    • 飲食・ビバッレッジ立案
    • 運営要員配置計画および手配
    • 機材関係設営・撤去および管理
    • 運営マニュアル作成
    • 配布資料収集・印刷・詰め込み
    • 通訳の手配
    • 同時通訳機材の手配
  • 宿泊、旅行
    • 宿泊ホテル案出
    • 宿泊の管理
    • 各種ツアーの立案・申込・受付・集計
    • 輸送・送迎案案出
    • 送迎バスの手配
  • 編集
    • 参加者リスト
    • コングレスキット作成
    • シンポジウム資料
    • 総合報告書
    • 翻訳
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